（2020年11月制定，经2021年1月15日校长办公会通过。沪经贸大办﹝2021﹞18号）

为了进一步明确上海对外经贸大学档案收集范围，丰富学校档案资源体系，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》、《全国档案馆设置原则和布局方案》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号）以及《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等法律法规规章，制定本细则。

第一条  上海对外经贸大学档案馆（以下简称本馆）依法收集与上海对外经贸大学相关的、具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。列入本馆收集档案范围的各归档部门、单位有：

1.  上海对外经贸大学党群、行政各职能管理部门；

2.  上海对外经贸大学各实体院系、所、中心等机构；

3.  上海对外经贸大学各类委员会等机构；

4.  上海对外经贸大学直属单位。

第二条  本馆收集档案的门类有党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、出版类、外事类、财会类、音像类、实物类和人物类等。音像档案包括照片和音视频材料。上述档案包括纸质档案和与之相对应的电子档案。

第三条 学校党委、各党群部门组织的各种会议记录及纪要等会议文件材料；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的档案列入本馆党群档案收集范围。

第四条  学校行政部门、学院、系、所的各种会议档案、会议记录及纪要；各行政部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的档案列入本馆行政档案收集范围。

第五条  学校对本科生、研究生、留学生以及成人教育等在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的档案，各种教学成果，特别是与学生权益密切相关的档案列入本馆教学档案收集范围。

第六条  反映学校科研管理活动的档案以及国家级、地方级纵向重大科研项目、项目经费达20万元及以上的横向科研项目以及获省部级及以上奖励的科研项目，其立项准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定（验收）阶段、成果申报阶段、应用转化阶段等过程中形成的档案，列入本馆科研档案收集范围。

第七条 反映学校基本建设管理过程中形成的档案，新建工程项目和改、扩建及大修项目中有结构变动的工程项目档案，列入本馆基建档案收集范围。

第八条 学校宣传部、学术期刊社及其他部门编辑出版的校报、学报、其他学术刊物，列入本馆出版档案收集范围。

第九条 学校与境外学校、团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、国际会议、友好往来等活动中形成的档案，列入本馆外事档案收集范围。

第十条 学校财会部门在财务管理和会计活动中形成的财务会计报告、账簿、凭证及人事部门形成的工资清册等档案，列入本馆财会档案的收集范围。

第十一条 反映学校行政、教学、科研、外事等活动和历史发展过程中形成的具有保存价值的照片（含数码照片）、底片、录音、录像、幻灯片、磁盘、光盘、缩微片、硬盘等不同载体的档案，列入本馆音像档案收集范围。

第十二条 学校及师生在工作或对外交流活动中形成的具有保存价值、收藏价值和纪念意义的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及赠送的教学科研设备设施，列入本馆实物档案收集范围。

第十三条 学校党政领导、在学校工作或学习过的知名校友在其职务活动或非职务活动中形成的档案，校领导、知名学者及知名校友手写的书稿、笔记等，列入本馆人物档案收集范围。

第十四条 学校组织或承办的下列各类重大活动、重要会议和重大事件中形成的档案，列入本馆收集范围。

1.党和国家领导人、各部委主要负责人、上海市市委和市政府等重要领导在学校视察、调研、指导工作等；

2.外籍政要、外国知名大学学者、社会知名人士来校参观、访问、演讲、讲学等；

3.校领导出席的各类重要公务活动、出访等；

4.学校主办、承办的国际学术交流会议或全国学术研讨会；

5.学校举办的重大庆典和重要纪念活动；

6.本校师生参加并获奖的国内外具有重大影响力的比赛活动；

7.学校参与的有重要影响力的活动与会议；

8.对学校具有重大影响的各类突发性事件。

第十五条  本馆在接收各归档部门、单位的档案时，同时接收有助于了解其历史沿革和档案内容的各种资料，包括年鉴、志书、大事记、组织机构沿革、报刊、文件汇编、成果汇编、统计资料等。

第十六条 经协商同意，本馆可以收集与学校相关的、有保存价值的单位和个人形成的档案，也可以通过接受捐赠和购买等形式获得。

第十七条  各部门、单位在移交纸质档案时，应根据需要移交内容相对应的电子档案或数字化副本。不宜公开的内部资料，暂不移交电子档案。

第十八条 本馆接收保管期限为“永久”、“长期”和“短期”的档案。

第十九条 列入本馆接收范围的档案，按照下列要求向本馆移交归档：

1.学校各部门、直属单位应当在档案形成次年的6月底前归档；

2.各学院应当在档案形成次年的12月底前归档；

3.科研类档案应当在项目完成后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成后3个月内归档，临时专项工作由临时机构在工作完成后2个月归档；

4.收集到的人物类档案即时归档；

5.会计档案在会计年度终了后由财会部门保管1年，期满后的次年6月底前向本馆移交。因工作需要确需推迟移交的,应当经本馆同意。单位财会部门临时保管会计档案最长不超过3年。

6.列入本馆接收范围的部门、单位撤销或合并，其档案应在撤销或合并后6个月内向本馆移交。

7.专业性较强或者需要保密的档案，经本馆同意后，可适当延长归档期限。

第二十条 各归档部门、单位在向本馆移交归档前，应当对需要限制利用的档案提出相关书面意见。

第二十一条 列入本馆接收范围的档案，其形成部门、单位要按照国家、本市和本馆接收档案的质量要求，对各类档案进行保管期限鉴定和规范整理，编制必要的检索工具，经本馆检查符合要求后进馆。

第二十二条 本馆编制《上海对外经贸大学档案馆接收档案单位名录》，并根据实际情况，依本细则进行调整、发布和实施，开展档案收集工作。

附件：